« 「もし高校野球の女子マネージャーがドラッカーの『マネジメント』を読んだら」★★★★ 発想の妙とパッケージの勝利 #moshidora | トップページ | 使用歴4年、ロードバイクのパンクの原因はリムテープの劣化か?  #jitensha »

2010年4月21日 (水)

「Gmail仕事術」(樺沢紫苑)★★★★ Gmail初心者は目からウロコ 使いこなしている人は確認の意味で 案外知らない機能があるものだ

著者の樺沢紫苑さんは本業は精神科医であり、映画評論でも活躍。人気メールマガジンの発行人でもある。メールの達人を自負する樺沢さんがメール術を披露している。Gmailを使っていない人、どうやって使えばいいのか分からない人にはよい参考書になるだろう。

Gメールを使っていない人は非常にもったいない。迷惑メールのフィルタリング機能が強力で、しかも、無料のサービスだからだ。

迷惑メールというのはストレスの原因であり、仕事をする上でも,効率を悪くする。

樺沢さんは「迷惑メールは削除するな」という。

僕も迷惑メールはよほどのことがない限り、削除はしない。やりだすと、キリがないので時間の無駄だからだ。迷惑メールはよほど貯めこまない限りはメールボックスが溢れ出すことはない。ただ、「迷惑メールを報告」というボタンを押せば、効率化が図れる、とある。

樺沢さんによれば、迷惑メールには3大原則がある。

(1)迷惑メールは絶対に解除してはいけない
(2)絶対にクリックしてはいけない
(3)開封してはいけない

逆に言えば、Gメールのフィルタリングさえしておけば、大丈夫ということだ。

迷惑メールのフィルタリングに役に立つのは連絡先を強化すること。既存の連絡先をインポートしたり、Gmailアカウントから相手に送信すれば、迷惑メールフォルダにまぎれることはない。ここもポイント。

迷惑メールが世の中にあふれている現状を考えれば、相手に自分のメールを認識させることが大事になる。最も優れたメールは件名だけで、メール内容が理解できる、というものだという。

「できれば、『差出人』を見なくても、あなたからのメールだとわかることが望ましい」

樺沢さんはGメールとメールソフトを二刀流で使っているというが、僕はメールソフトは使わず、Gメール一本。システムは簡略化した方がいいというのが持論だが、樺沢さんも書いているようにネット環境や受信するメール数や数によって変わるので一概には言えない。

「Gmail Lab」の活用も勧めている。「Lab」とはGmailの実験室みたいなもの。正式版には至らない機能を試験的に運用している。今、自分のLab設定をみると、9個の機能をオンにしていた。ここは半分、好奇心みたいなもので、新機能の一端を垣間見られて面白いかも。

Labの実用例としては、テンプレートを「下書き」に入れておく、というものがある。「返信定型文」という機能があり、返信すると、「いつもお世話になっております」などの定型文が呼び出せる仕組みになっている。これは複数の署名を使う時にも使える。

定型文は単語登録を使うといい、とあるが、「Google日本語」では、ある程度、文字を打つと、長い定型文が出てくるので、まあいいかという気もする。単語登録した文字が何かを覚えておく方が面倒くさいかも(あくまでも自分の場合)。

樺沢さんは「2分で返信できるメールは今すぐ返信する」と勧める。

これは元々はデビッド・アレン著「ストレスフリーの仕事術」で提唱されているものだ。これも良書であり、Gmail仕事術と合わせて読むとよい。

2009年1月13日 (火)
iPodTouch、iPhoneでGTDを実行する 「ストレスフリーの仕事術」

Gmailは概念に慣れるまで、少し苦労するかもしれない。返信に返信をしていくと、スレッドという形でたまっていく。これはこれで非常に便利なんだけど、膨らみすぎるのは注意という。僕は結構、ふくらませてしまうが、幾十にもなると、見にくいのは確か。「相互に2、3往復したら、新しい件名に変えてメールを出す。これを習慣化すべきです」

Gmailのスター機能は重要なメールの見逃し防止に役に立つ。Labにはこの機能を越える、「スーパースター」というのがある(気がつかなかった)。既存の黄色以外に5種の色とアイコンが使えるのだそうだ。しかし、あまり多用すると、意味がないだろうが、後2種類くらい増やすと、仕事別に分けられそうだ。早速、使ってみたい。

同書ではGmailの使い方にとどまらず、グーグル機能の使い方にも言及。情報収集の方法として、アラート、カレンダー、iGoogleなども取り上げられている。この辺も参考になるだろう。

ブラウザの高速実験も報告されている。Gmailの表示速度で比較すると、IE7が112秒、FireFox3が55・8秒、グーグルクロームが34・9秒。圧倒的にクロームが速い。僕も普通はクロームが多いけど、正直一長一短かな。

以上、自分が気になった箇所だけ、ピックアップした。僕は既にGメールを使い、複数のアカウントを一つにまとめ読みしているが、Gmail初心者にとっては目からウロコかもしれない。使いこなしている人は確認の意味でどうぞ。使いこなしているつもりでも、案外使っていない機能はあるものだ。

|

« 「もし高校野球の女子マネージャーがドラッカーの『マネジメント』を読んだら」★★★★ 発想の妙とパッケージの勝利 #moshidora | トップページ | 使用歴4年、ロードバイクのパンクの原因はリムテープの劣化か?  #jitensha »

仕事Lifehack」カテゴリの記事

書評 ブックレビュー」カテゴリの記事

コメント

コメントを書く



(ウェブ上には掲載しません)




トラックバック

この記事のトラックバックURL:
http://app.cocolog-nifty.com/t/trackback/153718/48143001

この記事へのトラックバック一覧です: 「Gmail仕事術」(樺沢紫苑)★★★★ Gmail初心者は目からウロコ 使いこなしている人は確認の意味で 案外知らない機能があるものだ:

« 「もし高校野球の女子マネージャーがドラッカーの『マネジメント』を読んだら」★★★★ 発想の妙とパッケージの勝利 #moshidora | トップページ | 使用歴4年、ロードバイクのパンクの原因はリムテープの劣化か?  #jitensha »